1、会议预案制定 。会议预案即会议筹备方案，预案制定的好坏直接影响会议的质量 。
2、准备会议文件 。会议审议的文件材料的拟议、起草、审阅、印制、分发（会前分发或会上分发） 。
3、会议通知 。会议通知的拟议与分发必须及时，重要会议在发出通知后还要跟踪落实，以了解对方能否如期出席会议 。
4、会前检查 。这包括对预案执行情况的汇报检查和现场检查的两种方式 。汇报检查主要由筹备工作负责人向会议主持人或主要领导汇报全面的准备情况及存在的问题，重点是会议文件材料 。现场检查重点在于会场的布置和安全保卫工作 。
5、会议进行时的具体服务 。包括会间制度，如签到制度、候会制度、会议的记录、简报的编写与印发等 。大型集会的现场指挥和特殊情况下的应急措施等不仅要在预案中作为专项列出，还要确定好指挥人员及其指挥标志 。
【一个完整的会议流程】6、结束时的会务工作，包括对会议内容的总结，会议纪要的撰写与分发，会议新闻报道或举行新闻发布会、采访人员招待会等，会务工作总结 。此外如代表离会、财务结算、物资清退等各项善后工作 。
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