OA是一张白纸？什么鬼话...( 二 )

3.表格
在这里，我觉得称其为“表格” ，比“工作流”更为合适。
首先看一个OA系统中的流程图。

文章插图
这是2012年我在一个系统后台截的工作流引擎图片，这也是我要说的“有为法” 。这个系统管理员是我这些年里面遇到的最聪明的管理员。
试问，假设这个管理员离职找人来接手，要花费多么大的精力才能学会这样的管理？
这个所谓的工作流引擎做出来的流程管理太过复杂，我认为这样是行不通的，中国特色更不行！在我看来，这是给机器看的图，而不是给人看的。
接下来就是“无为法” 。
流程已经在那个表格上都分出来了，工作流就是表格，刚刚的文档管理的网页上真是白纸，而工作流的表格上只不过在其中画上了相对固定的格子。做一个模板库，这个模板库已经将空白纸流转起来（见下文），这可以定义一个基本的模板表格，包含表头，表体（带附件功能），后面是审批步骤。表头是固定的，每个表格都有，比如：主题、作者、日期、部门、细类。这些标题都是变量，是通过中间简要表文件配置的，在新建流程文档的时候拷贝到表单上而已。
表体部分和审批步骤部分都多做一些，需要多少就开放多少，其余的部分自动隐藏起来，标题也是配置。管理员通过配置中间简要表就修改了“表格” ，而且边用边改，毫不影响！用户启动表格的时候读中间简要表。配置改了，表格就改了，流程就改了。
其实功能最强的表格就是Excel ，可惜很多OA平台上不能直接集成Excel 。所以王甲佳先生给我推荐Excel Server这款软件的时候，我无比兴奋。所有的原来我在Domino平台上不能很好作出来的流程表格，似乎都有可能实现了。在Notes平台上，工作流也做成一个模板.nsf文件。实施的时候就像母鸡下蛋，一个一个拷贝这个.nsf文件，修改中间简要表配置文件，一个一个流程就做完了。我最多的时候2天做了75个流程（一个人完成这样的工作量，其实是非常累的。如果算成75个流程来算报酬，那报酬少得可怜，如果按2个劳力工作日来算，那报酬就算颇丰！）。
其实把工作流和文档管理做成一个模板也可以，上面做个开关选择一下就可以了，再把电子邮件也做进来。其实OA软件应用，就是一个.nsf文件。有牛人就能直接在Notes系统上开发修改邮件模板.ntf文件，加上两个选项开关，使其实现文档管理和流程管理。这样一来， OA里面真正的核心应用就做好啦！外面再加上门户展现，菜单定义，权限设置功能。OA软件的系统管理员端也就做完了。